RESMİ YAZIŞMALARDA
UYGULANACAK USUL VE ESASLAR HAKKINDA YÖNETMELİK
Karar Sayısı: 2646
10.06.2020
tarih ve 31151 sayılı R.G.
Ekli “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar
Hakkında Yönetmelik”in yürürlüğe konulmasına, 1 sayılı Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı
Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 6 ncı ve 7 nci maddeleri gereğince
karar verilmiştir.
BİRİNCİ
BÖLÜM
Genel
Hükümler
Amaç ve
kapsam
MADDE 1 - (1) Bu Yönetmeliğin amacı; güvenli elektronik imza
kullanılarak elektronik ortamda veya el yazısıyla atılan imza ile fiziksel
ortamda yapılan resmi yazışmalara ilişkin kuralları belirlemek, bilgi veya
belge alışverişini, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütmek ve uygulama birliğini
sağlamaktır.
(2) Bu Yönetmelik, bütün kamu kurum ve kuruluşlarını
kapsar.
Dayanak
MADDE 2 - (1) Bu Yönetmelik, 1 sayılı Cumhurbaşkanlığı
Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 6 ncı ve 7 nci maddeleri
hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar ve
kısaltmalar
MADDE 3 - (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Aidiyet zinciri: Belgenin hazırlanmasından
tasfiyesine kadar olan sürecini,
b) Arşiv imza: Kriptografik metodların zaman
içerisinde koruyucu özelliğini yitirmesine karşı, periyodik olarak alınan zaman
damgası ile korunan elektronik imzayı,
c) Belge: Herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal
fonksiyonun veya kurumsal işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da idare
tarafından hazırlanmış; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon veya
işlem için delil teşkil ederek aidiyet zincirini muhafaza eden, güvenli
elektronik imza ya da el yazısıyla imzalanmış ve kayıt altına alınmış her türlü
bilgiyi,
ç) Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS):
Dijital Dönüşüm Ofisi Başkanlığı tarafından yürütülen ve idarelerin merkez,
taşra ve yurt dışı teşkilatındaki birimlerinin Türkiye Cumhuriyeti Devlet
Teşkilatı Numarası ile tanımlandığı sistemi,
d) Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): İdarelerin
faaliyetlerini yerine getirirken hazırladıkları ve faaliyetlerinin delili
olabilecek e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygun belgelerin içerik, üstveri, format
ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem
için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içerisindeki yönetimini elektronik
ortamda sağlayan sistemi,
e) Elektronik onay: Güvenli elektronik imza kullanılmayan
durumlarda paraf yerine geçecek kaydın elektronik ortamda alınmasını,
f) Elektronik ortam: EBYS içerisinde e-Yazışma Teknik
Rehberi’ne uygun olarak güvenli elektronik imza ile imzalanmış belgelerin
hazırlandığı, kayıt altına alındığı, saklandığı ve gönderildiği ortamı,
g) e-Yazışma Teknik Rehberi: Elektronik ortamda
yapılacak resmi yazışmalar kapsamında oluşturulan belgelerin yapısı, formatı,
imzalama ve şifreleme mekanizmaları gibi teknik hususları tanımlayan ve Dijital
Dönüşüm Ofisi Başkanlığı tarafından yayımlanan güncel rehberi,
ğ) Fiziksel ortam: Kağıt ortamında yapılan işlemleri,
h) Form: Biçimli belgeyi,
ı) Format: Elektronik dosya türlerini,
i) Günlük rapor: EBYS’de yapılan ekleme, değiştirme,
silme, arama, görüntüleme, gönderme ve alma gibi işlemlerin hangi EBYS elemanı
üzerinde ve kim tarafından gerçekleştirildiği ile işlemin gerçekleştirildiği
tarih ve saat bilgisini ihtiva eden kayıtları,
j) Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine
bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza
oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak
imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,
k) İdare: Kamu kurum ve kuruluşlarını,
l) İmza sahibi: Güvenli elektronik imza oluşturmak
amacıyla bir imza oluşturma aracını kullanan veya zorunlu hallerde ya da
olağanüstü durumlarda hazırlanan belgeyi el yazısıyla imzalayan gerçek kişiyi,
m) Kurumsal belge kayıt sistemi: Mevzuatı sebebiyle
EBYS kullanamayan idare tarafından ya da “Çok Gizli” nitelikteki belgeler ile
olağanüstü durumlarda hazırlanan belgelere sayı almak için kullanılan defter ve
benzeri fiziksel veya EBYS harici tutulan elektronik kaydı,
n) Olağanüstü durum: Gerçekleşmesi halinde devleti
veya kurumları olumsuz etkileyerek güvenlik zafiyeti oluşturabilecek veya uzun
süreli elektrik kesintileri, donanım ve yazılım sorunları gibi teknik
gerekçelerle EBYS’nin uzun süreli olarak çalışmamasından dolayı belgenin
fiziksel ortamda hazırlanması gereken durumları
o) Resmi yazışma: İdarelerin kendi içlerinde,
birbirleriyle veya gerçek ya da tüzel kişiler ile iletişim sağlamak amacıyla
güvenli elektronik imza kullanarak elektronik ortamda ve zorunlu hallerde veya
olağanüstü durumlarda el yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda
yürüttükleri süreci,
ö) Standart dosya planı: Kurumsal işlemler ve bu
işlemler sonucunda oluşturulan veya alınan belgelerin üretim yerleri ile olan
ilişkisi belirtilerek konu veya fonksiyon esasına göre dosyalanmasını sağlamak
amacıyla geliştirilen ve Devlet Arşivleri Başkanlığı tarafından yayımlanan
sınıflama şemasını,
p) Üstveri: Bir belgeyi tanımlayan gönderici, konu,
tarih, sayı ve benzeri tüm bilgileri,
r) Üst yazı: Belgenin, varsa ek veya ekleri hariç
kısmını,
s) Yetkili makam: Mevzuatta belirtilen görevleri
yerine getirme hususunda yürütme ve karar verme yetkisine sahip görevlileri,
ş) Zaman damgası: Bir elektronik verinin üretildiği,
değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit
edilmesi amacıyla elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından güvenli
elektronik imza ile doğrulanan zaman kaydını,
t) Zorunlu hal: İlgili mevzuattaki özel hükümlere göre
belgenin fiziksel ortamda hazırlanması gereken halleri,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Belgenin
Özellikleri
Resmi
yazışma ortamları
MADDE 4 - (1) Kamu kurum ve kuruluşlarınca resmi yazışmalar,
elektronik ortamda e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygun olarak hazırlanan ve
güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerle yapılır. Bu belgeler,
elektronik ortamda muhatapları ile paylaşılır ve elektronik ortamda saklanır.
Ayrıca güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler, çıktısı alınarak el
yazısıyla atılan imza ile imzalanmaz ve fiziksel ortamda saklanmaz.
(2) Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda resmi
yazışmalar, el yazısıyla imzalanan belgelerle yapılır. Bu belgelerin
gönderilmesi ve saklanması fiziksel ortam şartlarına göre gerçekleştirilir.
Nüsha sayısı
MADDE 5 - (1) Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile
imzalanan belgeler tek nüsha olarak hazırlanır.
(2) Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda
hazırlanacak belgeler, paraflı nüshası hazırlayan idarede kalacak şekilde en az
iki nüsha olarak düzenlenir.
Belgenin
şekli özellikleri
MADDE 6 - (1) Belgeler, A4 (210×297 mm) boyutu dikkate alınarak
hazırlanır.
(2) Belge ekleri farklı form, format veya ebatlarda
hazırlanabilir.
(3) Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda
hazırlanacak belgelerin üst yazıları için kağıdın bir yüzü kullanılır. Ancak
üst yazının ekleri için kağıdın her iki yüzü de kullanılabilir.
Yazı tipi ve
harf büyüklüğü
MADDE 7 - (1) Hazırlanan belgelerde “Times New Roman” veya
“Arial” yazı tipi normal yazı stilinde kullanılır. Harf büyüklüğünün Times New
Roman için 12 punto, Arial için 11 punto olması esastır. Ancak gerekli hallerde
yazı alanında harf büyüklüğü 9 puntoya, iletişim bilgileri kısmında ise 8
puntoya kadar düşürülebilir. Belge eklerinde farklı yazı tipi ve harf büyüklüğü
kullanılabilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Belgenin
Bölümleri
Yazı alanı
MADDE 8 - (1) Belgenin yazı alanı sayfanın üst, sol ve sağ
kenarından 1,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenir. İdare, logo kullanmak istediğinde sayfanın üst
boşluğu 0,5 cm
olarak düzenlenir.
Kurumsal
logo
MADDE 9- (1) İdareler, tercihen kurumsal logo kullanabilir.
Logo, tek kullanıldığında belgenin en üst orta kısmında “T.C.” ibaresini
ortalayacak şekilde veya “Başlık” alanını ortalayacak şekilde belgenin üst sol
kısmında yer alır (Örnek 1). Belge üzerinde iki ayrı logo kullanıldığında ise
“Başlık” alanını ortalayacak şekilde hiyerarşi yönünden üst olan idareye ait
logo solda, alt olan idareye ait logo sağda kullanılır. Bir kavram veya
etkinlik gibi hususlarla ilgili logo kullanılmak istendiğinde, “Başlık” alanını
ortalayacak şekilde idareye ait olan logo solda; diğer logo sağda kullanılır.
Belge üzerinde en fazla iki logo kullanılabilir (Örnek 1).
Başlık
MADDE 10- (1) Başlık (antet), belgeyi gönderen idarenin adının
belirtildiği bölümdür.
(2) Başlık, belgenin yazı alanının üst kısmına
ortalanarak yazılır. İlk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci satıra idarenin adı
büyük harflerle, üçüncü satıra birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük
harflerle ortalanarak yazılır. Ancak bağlı veya ilgili idarelerde ilk satıra
“T.C.” kısaltması, ikinci satıra bağlı veya ilgili olunan idarenin adı büyük
harflerle, üçüncü satıra idarenin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük
harflerle ve dördüncü satıra da birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük
harflerle ortalanarak yazılabilir (Örnek 2).
(3) İdarelerin il ve ilçe teşkilatlarında kullanılan
başlıklar, 10/6/1949 tarihli ve 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu hükümlerine uygun
olarak, ilk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci satıra bağlı olunan mülki idarenin
adı büyük harflerle, üçüncü satıra ilgili birimin adı ilk harfleri büyük
diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır. Dış temsilciliklerde başlıklar,
il ve ilçe teşkilatında olduğu gibi yazılır (Örnek 2).
(4) Bölge müdürlüklerinde hangi bölge teşkilatı olduğu
yazılır (Örnek 2).
(5) Doğrudan merkezi teşkilata bağlı taşra
birimlerinde, başlıkta merkezi teşkilat ve taşra teşkilatı adlarına yer verilir
(Örnek 2).
(6) Başlığın yazımında DETSİS’te yer alan başlık
kayıtları esas alınır.
Sayı
MADDE 11- (1) Belgelerde sayı bulunması zorunludur. “Sayı:”
sırasıyla; belgenin hazırlanma süreçlerini ifade eden elektronik ortam için
“E”, zorunlu haller için “Z” veya olağanüstü durumlar için “O” ibarelerinden
uygun olanı, DETSİS’te belirtilen Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı
Numarası, standart dosya planı kodu ile kayıt numarasından oluşur ve bunların
arasına kısa çizgi işareti (-) konulur (Örnek 3).
(2) “Sayı:” yan başlığı, başlığın son satırından
itibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak
yazılır (Örnek 3). Kayıt numarası, belge hazırlanırken EBYS üzerinden alınır ve
belge üzerinde gösterilir (Örnek: E-67915368-903.07.02-4752). Zorunlu hallerde
hazırlanan belgenin kayıt numarası, el yazısıyla imzalandıktan sonra EBYS veya
kurumsal belge kayıt sistemi üzerinden alınır (Örnek: Z-67915368-804.02-4757).
İdarece kullanılan EBYS veya kurumsal belge kayıt sistemi içerisinde her bir
belgenin hazırlanma sürecine göre kayıt numarasının eşsiz olması zorunludur.
(3) Olağanüstü durumlarda belge, fiziksel ortam
esaslarına uygun olarak hazırlanır ve belgeye yetkili birim tarafından kurumsal
belge kayıt sisteminden kayıt numarası alınır (Örnek: O-67915368-952.02.05-10).
EBYS’ye erişim sağlandığında ise belge ve üstveri bilgileri EBYS’ye kaydedilir.
Tarih
MADDE 12- (1) Tarih; sayı ile aynı satırda olmak üzere yazı
alanının en sağında gün, ay, yıl olarak rakamla ve aralarına nokta işareti “.”
konularak yazılır (Örnek 3). Gün ve ay iki haneli, yıl ise dört haneli olarak
düzenlenir (Örnek: 01.09.2019). Ay adları, harfle de yazılabilir. Bu durumda
gün, ay ve yıl arasına herhangi bir işaret konulmaz (Örnek: 10 Ekim 2019).
(2) Belgenin en son yetkili tarafından güvenli
elektronik imza ile imzalandığı zamanı gösteren zaman damgasındaki tarih
bilgisi, belge tarihi olarak esas alınır ve tarih bilgisi üstveri alanında yer
alır. Elektronik ortamdaki belgede, birinci fıkrada belirtilen alanda tarih
bilgisine belge görüntüsünde yer verilir.
(3) Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda
hazırlanan belgede tarih, belgenin imzalandığı zamanı belirtir ve belge
imzalandığı tarihte kayıt altına alınır.
(4) Tutanak, rapor, tebliğ-tebellüğ belgesi ve benzeri
belgelerde tarih, metnin bitiminde yer alabilir.
Konu
MADDE 13- (1) “Konu:” yan başlığı, “Sayı:” yan başlığının bir
alt satırına yazılır. Belgenin konusu, yazı alanının dikey orta hizasını
geçmeyecek biçimde kelimelerin baş harfleri büyük olarak ve sonuna herhangi bir
noktalama işareti konulmaksızın yazılır (Örnek 3). Konu, bir satırı geçerse
ikinci ve devamındaki satırlar “Konu:” yan başlığının altı boş bırakılarak
yazılır.
(2) Konu, belgenin içeriği hakkında kısa ve öz bilgi
barındırır (Örnek 3).
Muhatap
MADDE 14- (1) Muhatap, belgenin gönderildiği idareyi veya
kişiyi belirtir. Bu bölüm konunun son satırından itibaren, iki satır boşluk
bırakılarak ve sayfa ortalanarak yazılır.
(2) Muhatabın idare veya özel hukuk tüzel kişisi
olması durumunda, adı büyük harflerle ve sonuna yönelme hal eklerinden uygun
olanı getirilerek yazılır. Muhatap idarenin adının yazımında DETSİS’te yer alan
kayıtlar esas alınır. İhtiyaç duyulması halinde muhataba ilişkin birim adı
bilgileri parantez içinde ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle bir alt
satıra yazılır (Örnek 4). Cumhurbaşkanı Yardımcısı’nın muhatap olduğu
belgelerde “CUMHURBAŞKANI YARDIMCISINA” ibaresi yazılır (Örnek 4).
Cumhurbaşkanı Yardımcısı’nın birden fazla olması halinde ilk satıra
“CUMHURBAŞKANI YARDIMCISINA” ibaresi, bir alt satıra ise parantez içinde
“Sayın” ibaresinden sonra Cumhurbaşkanı Yardımcısı’nın adı ilk harfi büyük
diğerleri küçük, soyadı ise büyük harflerle yazılır (Örnek 4).
(3) idare dışına gönderilen belgelerde, gerekiyorsa
belgenin gideceği yerin adresi, muhatap satırının altına, satır ortalanarak ilk
harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazılır. Adres bilgisi uzun ise birden
fazla satıra yazılabilir. Muhatap gerçek kişi ise muhatap bölümüne “Sayın”
ibaresinden sonra muhatabın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük harflerle,
soyadı ise büyük harflerle yazılır (Örnek 5).
(4) Bağlı, ilgili veya ilişkili idarelere gönderilecek
belgeler doğrudan o idareye gönderilebilir. Ancak idarenin bağlı veya ilgili
olduğu idarenin bilgi sahibi olmasının gerekli görüldüğü durumlarda belge, söz
konusu bağlı veya ilgili olunan idare aracılığıyla gönderilir. (Örnek 6/A,
6/B).
(5) Mülki idareye veya dış temsilciliğe bağlı
teşkilatlarda ilk satıra bağlı olunan mülki idarenin veya dış temsilciliğin adı
büyük harflerle, ikinci satıra ilgili birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri
küçük harflerle ortalanarak parantez içerisinde yazılır. Ancak aynı mülki
idareye veya dış temsilciliğe bağlı birimler arasında gerçekleştirilen
yazışmalarda, bağlı olunan mülki idarenin veya dış temsilciliğin bilgi sahibi
olmasının gerekli görüldüğü durumlar haricinde belge, doğrudan muhatap birime
gönderilir.
(6) Birden fazla muhataba iletilecek dağıtımlı
belgelerin muhatap bölümüne “DAĞITIM YERLERİNE” ibaresi yazılır (Örnek 15,16).
İlgi
MADDE 15- (1) İlgi, belgenin bağlantılı olduğu diğer belge veya
belgelerin belirtildiği bölümdür.
(2) “İlgi:” yan başlığı, muhatap bölümünün son
satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundan
başlanarak yazılır (Örnek 7).
(3) “Sayı”, “Konu” ve “İlgi” yan başlıklarından sonra
kullanılan iki nokta işareti aynı hizada yazılır (Örnek 7).
(4) İlgide yer alan bilgiler bir satın geçerse, devamı
“İlgi:” yan başlığının ve sıralamayı gösteren harflerin altı boş bırakılarak
alt satıra yazılır (Örnek 7).
(5) İlginin birden fazla olması durumunda, belgeler
önceki tarihli olandan başlanarak tarih sırasına göre sıralanır. Sıralamada,
Türk alfabesinde yer alan bütün küçük harfler, kendilerinden sonra kapama parantez
işareti “)” konularak kullanılır (Örnek 7).
(6) İlgide, ilgi tutulan belgeyi gönderen idarenin adı
ile belgenin tarihi ve sayısı belirtilir. Ancak ilgi tutulan belgenin, muhatap
idarenin daha önce gönderdiği bir belge veya muhatap idareye daha önce
gönderilen bir belge olması durumunda idare adı belirtilmez (Örnek 7).
(7) İlgide, “… tarihli ve … sayılı ....” ibaresi
kullanılır ve ilginin sonuna nokta (.) işareti konulur (Örnek 7).
(8) İlgide belirtilen belge, muhatapta bulunmadığı
durumlarda söz konusu belge, ek olarak muhatabına iletilebilir (Örnek 7).
(9) İlgide belirtilen belge, gerçek kişiden geliyorsa
ilgi bölümü “…’ın … tarihli başvurusu/dilekçesi.” biçiminde yazılır (Örnek 9).
Ancak belgenin muhatabı, ilgi tutulan başvurunun veya dilekçenin sahibi ise
ilgi bölümünde gerçek kişinin isim bilgisine yer verilmez.
(10) Gerçek kişi ve tarih bilgisi bulunmayan başvuru/dilekçe
ilgi tutulmak istendiğinde, ilgi bölümü “İsimsiz ve tarihsiz başvuru/dilekçe.”
biçiminde yazılır. Söz konusu başvurunun/dilekçenin işleme alınıp alınmayacağı
ilgili mevzuat hükümlerine göre değerlendirilir.
Metin
MADDE 16- (1) Metin alanı, “Muhatap” veya varsa “İlgi” ile “İmza”
arasındaki kısımdır.
(2) “İlgi” ile metin başlangıcı arasında bir satır,
“Şlgi” yoksa belgenin muhatabı ile metin başlangıcı arasında iki satır boşluk
bulunur (Örnek 8).
(3) Metindeki kelime aralarında ve noktalama
işaretlerinden sonra bir karakter boşluk bırakılır. Noktalama işaretleri
kendinden önce gelen harfe bitişik yazılır.
(4) Paragrafa 1,25 cm içeriden başlanır ve metin iki yana
hizalanır. Paragraflar arasında satır boşluğu bırakılmaz (Örnek 8). İhtiyaç
duyulması halinde paragraflar harf veya rakam ile sıralanabilir.
(5) Birden fazla sayfa tutan üst yazılarda sayı,
tarih, konu, muhatap ve ilgi bilgilerine sadece ilk sayfada; imza, ek ve
dağıtım bilgilerine ise sadece son sayfada yer verilir (Örnek 9). İletişim
bilgisine ve belge doğrulama bilgilerine her sayfanın en alt kısmında yer
verilir (Örnek 9). Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanan ve
birden fazla sayfadan oluşan belgelerde ise her sayfanın en alt kısmında
iletişim bilgisine yer verilir.
(6) Metin içinde geçen sayılar, rakamla veya harfle
yazılabilir. Gerekli görülmesi halinde sayılar rakamla yazıldıktan sonra
parantez içinde harfle de gösterilebilir.
(7) Dört ve dörtten çok haneli sayılar sondan sayılmak
üzere üçlü gruplara ayrılarak yazılır ve araya nokta (.) işareti konulur
(Örnek: 1.452; 25.126; 326.197). Sayılarda kesirler virgül (,) ile ayrılır
(Örnek: 10.545,72).
(8) Belge, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan Yazım
Kılavuzu ve Türkçe Sözlük’ün güncel yayımı esas alınarak dil bilgisi
kurallarına göre anlamlı ve özlü olarak yazılır. Belge içinde zorunlu olmadıkça
yabancı kelimeye yer verilmez, verildiği durumda ise parantez içinde anlamı
belirtilir. Ancak muhatabı yabancı ülke veya uluslararası kuruluş olan resmi
yazışmalarda yabancı dil kullanılabilir. Bu durumda belge varsa uluslararası
yazışma usullerine göre hazırlanabilir. Ayrıca yabancı dille yazılan belgenin
Türkçe tercümesi oluşturulur ve yabancı dille hazırlanan belge ile
ilişkilendirilerek saklanır.
(9) Metin içinde yer alan alıntılar tırnak içinde
ve/veya eğik (italik) olarak yazılabilir.
(10) Metin içinde harfler kullanılarak maddelendirmeye/numaralandırmaya
ihtiyaç duyulduğunda, Türk alfabesinde yer alan bütün küçük harfler
kendilerinden sonra kapama parantez işareti “)” konularak kullanılır.
(11) Metin içinde kısaltma kullanılacak ise ifadenin
ilk kullanıldığı yerde açık biçimi, sonra parantez içinde kısaltılmış biçimi
yazılır (Örnek: Türkiye Büyük Millet Meclisi (TBMM), Kayıtlı Elektronik Posta
(KEP)).
(12) Metnin son bölümü:
a) Yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşi
yönünden alt makamlara “… rica ederim.”, üst ve aynı düzeydeki makamlara “… arz
ederim.” ibaresiyle bitirilir.
b) Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı
olarak yapılan yazışmalar “… arz ve rica ederim.” veya “… arz/rica ederim.”
ibaresiyle bitirilir.
c) Muhatap kısmında ikinci satırda parantez içerisinde
birim veya idare ismi belirtilen yazışmalar, birinci satırda yer alan muhatap
idare dikkate alınarak arz veya rica ibarelerinden uygun olanı ile bitirilir.
ç) 1 sayılı Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 6 ncı
maddesi gereğince bakanlıklarla yapılan yazışmalar, Cumhurbaşkanlığı İdari
İşler Başkanı tarafından veya adına imzalandığında “Rica ederim.” ibaresiyle
bitirilir.
d) Belge, imza yetkisini devreden makam adına
imzalandığında, yetkiyi devreden makamın hiyerarşik durumu dikkate alınarak arz
veya rica ibarelerinden uygun olanı ile bitirilir.
e) Muhatabı gerçek kişi olan yazışmalar
“Saygılarımla.”, “İyi dileklerimle.” veya “Bilgilerinize sunulur.” ibareleriyle
bitirilebilir.
İmza
MADDE 17- (1) Metnin bitiminden itibaren iki ila dört satır
boşluk bırakılarak, belgeyi imzalayacak olan makam sahibinin adına, soyadına ve
bunların altında unvanına, yazı alanının en sağında ortalanarak yer verilir
(Örnek 9).
(2) Belgeyi imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri
küçük, soyadı ise büyük harflerle yazılır. Unvan, ad ve soyadın altına ilk
harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar veya
rütbeler adın ön tarafına ya da bir satır altına ilk harfleri büyük diğerleri
küçük harflerle açık ya da kısaltılarak yazılabilir.
(3) Elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmalarda,
imza atmaya yetkili makam belgeyi güvenli elektronik imzası ile imzalar.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda, yetkili makamın ad ve soyad
bilgilerinin üzerinde belgenin güvenli elektronik imza ile imzalandığına dair
herhangi bir ibareye, şekle veya ifadeye yer verilmez.
(4) EBYS’ler, belgede yer alan imzanın dayanağı olan
teknik standartta belirtilen arşivleme metodunu destekler, imzanın ilgili
teknik standarda göre “arşiv imzası” tipine dönüştürülebilmesini ve uzun
dönemli doğrulanabilmesini sağlar nitelikte olmalıdır.
(5) Resmi yazışma sürecinde, imza yetkisi bulunan
görevlilere idarece güvenli elektronik imza temin edilir. Münhasıran şahsına
ait özlük işlemleriyle ilgili yazışmalarda imzası aranan personelin güvenli
elektronik imzasının bulunmadığı durumlarda, personelin özlük işlemine ilişkin
talebi idarenin belirleyeceği usule göre alınır.
0(6) Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda imza,
ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa el yazısıyla atılır. El yazısıyla
atılan imza, kaybolmayacak ve kağıda işlemesini sağlayacak mavi renkli kalemle
atılır.
(7) İdareler arası yazışmalarda belgeyi imzalayacak
olan makam, muhatap idarenin ast-üst ilişkisi, belgenin içeriği ve önem
derecesi dikkate alınarak hazırlanacak olan ve yetkili makamlarca uygun görülen
imza yetkileri ve/veya yetki devri yönergesine göre seçilir.
(8) Bakanlıklar ile bunlara bağlı, ilgili ve ilişkili
kurum ve kuruluşların Cumhurbaşkanlığı ile yapacakları yazışmalar, belgenin
mahiyeti ve aciliyet durumu değerlendirilerek bakan veya ilgili bakan
yardımcısı tarafından imzalanır. Cumhurbaşkanlığına bağlı kurum ve kuruluşların
Cumhurbaşkanlığı ile yapacakları yazışmalar ise en üst yönetici tarafından
imzalanır. Ancak 19/12/2005 tarihli ve 2005/9986 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı
ile yürürlüğe konulan Mevzuat Hazırlama Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin
ilgili hükümleri saklıdır.
(9) Belgeyi imza yetkisi devredilen makam
imzaladığında, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, yetki devreden makamı
gösteren “Bakan a.”, “İdari İşler Başkanı a.”, “Vali a.”, “Belediye Başkanı a.”
“Başkan a.” “Genel Müdür a.” veya “Rektör a.” biçimindeki ibare ikinci satıra,
imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır (Örnek 10). İdare birimleri
arasındaki iç yazışmalarda yetki devredenin unvanı kullanılmaz.
(10) Belge vekaleten imzalandığında, imzalayanın adı
ve soyadı birinci satıra, vekalet olunan makam “Genel Müdür V.”, “Başkan V.”,
“Belediye Başkan V.” “Rektör V.” veya “Dekan V.” biçiminde ikinci satıra
yazılır (Örnek 10).
(11) Belgenin iki yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst unvan sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda yer alır.
Belgenin ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda en üst unvan
sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer unvan
sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır (Örnek 11).
(12) Elektronik ortamda hazırlanan rapor veya benzeri
bir belge, sorumluluğu bulunan yetkili veya yetkililer tarafından güvenli
elektronik imza ile imzalanır. Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda
rapor ya da benzeri bir belgenin hazırlanması halinde, belgede sorumluluğu
bulunan yetkili veya yetkililer tarafından son sayfa imzalanır, son sayfadan
önceki sayfalar ise imza sahibi veya imza sahipleri tarafından ya imzalanır ya
da paraflanır. Gerekli görülmesi halinde, fiziksel ortamda sayfalar ayrıca en
az bir kişisel mühürle veya idare mührüyle mühürlenir. İmza, paraf veya mühür
metin bölümünün okunmasını engellemeyecek şekilde sayfada yer alır.
(13) Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda üst
yazıya ilişkin olarak idare tarafından hazırlanan ve on ikinci fıkrada belirtilenler
haricindeki ekler, imza sahibi veya imza sahiplerinden en az biri tarafından
imzalanır ya da paraflanır veyahut paraf zincirinde yer alanların en az biri
tarafından paraflanır. Gerekli görülmesi halinde ekler ayrıca idare mührüyle
mühürlenir. İmza, paraf veya mühür metin bölümünün okunmasını engellemeyecek
şekilde sayfada yer alır.
(14) Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda
hazırlanan dağıtımlı belgelerde, nüshaların her biri ilgili makam tarafından
imzalanabileceği gibi imzalanan bir nüsha, 29 uncu maddedeki usule göre
çoğaltılarak da muhataplara gönderilebilir.
Ek
MADDE 18- (1) Belgede ek olması halinde “Ek:” başlığı imza
bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak ve yazı alanının solundan
başlanarak yazılır. Olur belgelerinde ise “Ek:” başlığı oluru alınan makamın
imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak ve yazı alanının solundan
başlanarak yazılır.
(2) Belgenin sadece bir eki olması durumunda “Ek:”
başlığının sağında eki belirtecek ibareye yer verilir. Belgede birden fazla ek
varsa “Ek:” başlığının altında ekler numaralandırılır ve ekleri belirtecek
ibarelere yer verilir. Eklerin sayfa, adet, kişi sayısı gibi açıklayıcı
ifadeleri parantez içinde belirtilir (Örnek 12). Birden fazla ek olması
durumunda eklerin üzerinde ek numarası, yazı alanının sağ üst köşesinde
belirtilir (Örnek: EK-1, EK-2).
(3) Elektronik ortamda hazırlanan belgelere ve zorunlu
hallerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanan belgelere veri depolama araçları
ile eklenecek elektronik dosyalar uluslararası kabul görmüş, endüstri standardı
niteliği taşıyan “Kamu Bilgi Sistemlerinde Birlikte Çalışabilirlik Esasları”nın
güncel sürümünde belirtilen formatlarda oluşturulur.
(4) Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa
ayrı bir sayfada, “EK LİSTESİ” başlığı altında yazılır ve üst yazıda “Ek: Ek
Listesi” şeklinde gösterilir (Örnek 13).
(5) Belge eklerinin muhataba gönderilmediği durumlarda
“Ek konulmadı” veya “Ek-… konulmadı” ifadesi yazılır (Örnek 14).
(6) Güvenlik gerekçesi, teknik veya benzeri nedenlerle
üst yazıyla birlikte gönderilemeyen veya alınamayan belge ekleri üst yazıyla
ilişkilendirilmek suretiyle üst yazıdan ayrı olarak gönderilebilir veya
alınabilir. Söz konusu nedenlerle alınan belge ekleri üst yazıyla
ilişkilendirilmek şartıyla üst yazıdan ayrı olarak muhafaza edilebilir.
Dağıtım
MADDE 19- (1) Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi
durumunda dağıtım bölümüne yer verilir. “Dağıtım:” başlığı ek varsa “Ek:”
bölümünden sonra, ek yoksa imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu
bırakılarak yazı alanının solundan başlanarak yazılır (Örnek 14).
(2) Belgenin gereğini yerine getirme durumunda olanlar
“Gereği:” kısmına, belgenin içeriği hakkında bilgi sahibi olması istenenler ise
“Bilgi:” kısmına yazılır. “Gereği:” kısmı “Dağıtım:” başlığının altına, “Bilgi:”
kısmı ise “Gereği:” kısmı ile aynı satıra ve yazı alanının ortasına doğru
yazılır. “Bilgi:” kısmı yoksa muhatap adları doğrudan “Dağıtım:” başlığının
altına yazılır (Örnek 14).
(3) Dağıtmalı belgeler, dağıtım bölümünde belirtilen
muhataplara gönderilir. Dağıtım bölümü yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa
“Dağıtım:” başlığı altına “DAĞITIM LİSTESİ” yazılır ve ayrı bir sayfada
“DAĞITIM LİSTESİ” başlığı altında gösterilir (Örnek 15). Ancak gerekli hallerde
dağıtım listesi “Ek” olarak da üst yazıya eklenebilir (Örnek 16).
Olur
MADDE 20- (1) Makam oluru alınan belgeler, ilgili birimin
yöneticisi tarafından güvenli elektronik imza ile teklif edilir ve oluru alınan
makam tarafından güvenli elektronik imza ile imzalanır. Zorunlu hallerde veya
olağanüstü durumlarda ise imzalar el yazısıyla atılır.
(2) Belge, olur için makama sunulurken imza bölümünden
sonra uygun boş satır bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle “OLUR”
yazılır. “OLUR” ibaresinin alt satırına imzalayanın adı ilk harfi büyük
diğerleri küçük, soyadı büyük ve bir alt satıra unvanı ilk harfleri büyük
diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır. Oluru alınan makamın güvenli
elektronik imza ile oluşturduğu imzaya ait tarih bilgisi, belge tarihi olarak
esas alınır ve 12 nci maddenin birinci fıkrasında belirtilen alanda belge
görüntüsü üzerinde gösterilir (Örnek 17).
(3) Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda
hazırlanan olur yazılarında “OLUR” ibaresinden sonra tarih ve imza için uygun
boş satır bırakılarak ilk satırda imzalayanın adı ve soyadına, ikinci satırda
ise unvan bilgilerine yer verilir (Örnek 18/A).
(4) Oluru teklif eden birim ile olur alınan makam
arasında başka makamlar varsa bunlar olura katılabilir. Teklif eden birim
yetkilisinin imza bölümü ile “OLUR” ibaresinin bulunduğu bölüm arasına uygun
boşluk bırakılarak yazı alanının solunda yer alacak şekilde “Uygun görüşle arz
ederim.” ibaresi yazılır ve bu ibarenin alt satırına imzalayanın adı ilk harfi
büyük diğerleri küçük, soyadı büyük ve bir alt satıra unvanı ilk harfleri büyük
diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır (Örnek 18/A). Zorunlu hallerde
veya olağanüstü durumlarda hazırlanan olur yazılarında ise “Uygun görüşle arz
ederim.” ibaresinin altına ilgili makam tarafından tarih yazılır (Örnek 18/B).
Paraf
MADDE 21- (1) Paraf bölümünde tarih, unvan, ad ve soyad
bilgileri kısaltma kullanılmadan ast-üst ilişkisine uygun olarak belirtilir.
Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeye ait paraf bilgileri, belgenin
üstverisinde tutulur (Örnek 19/A). Belge muhataba iletildiğinde, belgeye ait
paraf bilgileri paylaşılmaz.
(2) Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde paraf,
güvenli elektronik imza veya elektronik onay ile atılır. Elektronik onaylar,
EBYS’nin günlük raporlarında kayıt altına alınır. Günlük raporlar, günlük
olarak zaman damgasıyla damgalanır ve günlük raporlarının saklama süresi
ilişkili olduğu belgelerin saklama süresinden daha kısa olamaz.
(3) Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda el
yazısıyla atılan paraf, kaybolmayacak ve kağıda işlemesini sağlayacak mavi kalemle
atılır. Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde paraflar, belgenin sadece
idarede kalacak nüshasında, yazı alanının sonunda ve sol kenarında yer alır
(Örnek 19/B).
Koordinasyon
MADDE 22- (1) idare içinde birden fazla birimin iş birliği ile
hazırlanan ve yetkili makamın imzasına sunulan belgelerde, belgeyi hazırlayan
birime ait paraf hiyerarşisinden sonra “Koordinasyon” seçimi yapılır ve iş
birliğine dahil olan ilgililerin unvanları, adları ve soyadları belirtilir
(Örnek 20).
Belge
doğrulama bilgileri
MADDE 23- (1) Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile
imzalanan belgelerde, “iletişim bilgileri” alanının üst sınırını belirleyen
çizginin üzerinde iki satırlık alanın ilk satırında “Bu belge, güvenli
elektronik imza ile imzalanmıştır.” ibaresi bulunur. Belge doğrulama
bilgilerini içeren “belge doğrulama kodu” ikinci satırda, “karekod” ise
“İletişim bilgileri” alanının en sağ kısmında yer alır (Örnek 21).
(2) Belge doğrulama işlemi, doğrulama kodu ve karekod
ile Dijital Türkiye (e-Devlet) üzerinden sağlanır.
İletişim
bilgileri
MADDE 24- (1) İletişim bilgileri; solda belgeyi gönderen
idarenin adresini, posta kodunu, telefonunu, faks numarasını, e-posta adresini,
kayıtlı elektronik posta (KEP) adresini ve internet adresini; sağda bilgi
alınacak kişinin adını, soyadını, unvanını ve telefon numarasını içerecek
şekilde sayfa sonuna yazılır ve çizgi ile ayrılır (Örnek 21).
Gizlilik
dereceli belgeler
MADDE 25- (1) “Hizmete Özel” gizlilik derecesi bulunan
belgelerin hazırlanması, kaydedilmesi, saklanması, gönderilmesi, alınması ve
diğer işlemleri elektronik ortamda gerçekleştirilir.
(2) “Özel” ve üstü gizlilik dereceli belgelerin
hazırlanması, kaydedilmesi, saklanması, gönderilmesi, alınması ve diğer
işlemler ilgili mevzuatta belirtilen hükümlere uygun olarak fiziksel ortamda
gerçekleştirilir.
(3) Belgenin imzacısı olan yetkili makam, belgeye ait
gizlilik derecesinin belirlenmesinden sorumludur.
Süreli ve
kişiye özel yazışmalar
MADDE 26- (1) Güvenli elektronik imza ile imzalanan süreli
belgelerde “ACELE” veya “GÜNLÜDÜR” ibaresine üstveride ve üst yazı üzerinde yer
verilir. “GÜNLÜDÜR” ibaresi taşıyan belgelere cevap verilmesi gereken süre veya
tarih, metin içinde ve ilgili üstveri alanında belirtilir.
(2) “ACELE” ibaresi taşıyan belgeye derhal ve süratle;
“GÜNLÜDÜR” ibaresi taşıyan belgeye belirtilen süre içinde cevap verilir.
(3) Elektronik ortamda veya zorunlu hallerde ya da
olağanüstü durumlarda hazırlanan süreli belgelerde “ACELE” veya “GÜNLÜDÜR”
ibaresi yazı alanının sağ üst köşesinde kırmızı renkli olarak belirtilir (Örnek
19/A, 19/B). Birden fazla sayfalı belgelerde “ACELE” veya “GÜNLÜDÜR” ibaresi
sadece birinci sayfada belirtilir (Örnek 9).
(4) “KİŞİYE ÖZEL” ibaresi, belgenin ilgilisine teslim
edilmesini ve sonrasında yürütülecek süreci ifade eder.
(5) “KİŞİYE ÖZEL” ibaresi taşıyan belgenin zarfı
açılmadan zarf üzerinde yer alan bilgiler, yetkili birimce EBYS’ye veya
kurumsal belge kayıt sistemine kaydedilir ve ilgilisine teslim edilir. “KİŞİYE
ÖZEL” ibaresi taşıyan belge üzerinde yalnızca ilgili kişi tasarruf hakkına
sahiptir ve ilgilinin talebi ile EBYS’ye kaydedilir.
Sayfa
numarası
MADDE 27- (1) Birden fazla sayfa tutan belgelere sayfa numarası
verilir. Sayfa numarası, iletişim bilgilerinin altında ve sayfanın ortasında,
toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde belirtilir (Örnek
9).
Üstveri
elemanları
MADDE 28- (1) Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerde
asgari olarak e-Yazışma Teknik Rehberi’nde belirtilen üstveri elemanları
kullanılır. e-Yazışma Teknik Rehberi’nde belirtilen üstveri elemanları ile
birlikte ilgili mevzuatta belirtilen standartlara uygun üstveri elemanları da
kullanılabilir.
(2) İdare, ihtiyacına binaen birinci fıkrada
belirtilen üstveri elemanlarına ilave olarak üstveri elemanları kullanabilir.
(3) Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile
imzalanan belgenin üstveri elemanları, belgenin ayrılmaz bir bütünüdür. Tarih
ve sayı gibi belge görüntüsü üzerinde yer alan bilgiler ile üstveride yer alan
bilgiler arasında fark olamaz.
DÖRDÜNCÜ
BÖLÜM
Belgenin
Çoğaltılması, Gönderilmesi, Alınması ve İade Edilmesi
Belgenin
çoğaltılması
MADDE 29- (1) Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgenin
çoğaltılması, yetkilendirilmiş görevliler tarafından çıktı alınarak
gerçekleştirilir. Çoğaltılan güvenli elektronik imzalı belgenin doğrulama
işlemi, 23 üncü maddenin ikinci fıkrasında belirtildiği şekilde yapılır.
(2) Zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda ya da
bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce fiziksel ortamda hazırlanan bir
belgeden örnek çıkartılması halinde, çoğaltılan belgenin uygun bir yerine “ASLI
GİBİDİR” ibaresi konulur ve yetkilendirilmiş görevli tarafından ad, soyad,
unvan ve tarih belirtilmek suretiyle imzalanır. Bu şekilde çoğaltılan belge,
asıl belge gibi kabul edilir.
Belgenin
elektronik ortamda gönderilmesi ve alınması
MADDE 30- (1) Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerin
gönderilmesi ve alınması işlemlerinin, elektronik ortamda ilgili mevzuatla
yetki verilmiş üçüncü bir taraf aracılığıyla kayıt altına alınarak yapılması
esastır. Ancak idareler arasında güvenli elektronik imzalı belgelerin
gönderilmesi ve alınması işlemleri, taraflarca yapılacak anlaşmalar
çerçevesinde ve kayıt altına alınmak kaydıyla başka bir iletim mekanizmasıyla
da yapılabilir.
(2) Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler,
veri depolama araçlarıyla da iletilebilir. Bu durumda gönderme ve alma işlemine
ilişkin kayıt tutulur.
(3) İdare, resmi yazışma kapsamında kendisine iletilen
ve e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygun şekilde hazırlanmış belgeleri işleme
koymakla yükümlüdür.
(4) İdare, başka bir idareden kendisine resmi yazışma
kapsamında iletilen ve e-Yazışma Teknik Rehberi’nde tanımlanan kurallara uygun
şekilde hazırlanmamış bir belgeyi reddetme hakkına sahiptir. Bu durumda,
kendisine iletilen belgeyi reddeden idare, gönderen idareye bu durumu
sebepleriyle birlikte belgenin kendisine ulaştığı tarihi takip eden ikinci iş
gününün sonuna kadar bildirir.
(5) Resmi yazışma kapsamında idare dışına gönderilen
güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler, gerekli hallerde elektronik
olarak şifrelenir. Elektronik belgelerin şifrelenmesi işlemi e-Yazışma Teknik
Rehberi’nde tanımlandığı şekilde yapılır. Kullanılacak şifreleme sertifikaları
yetkili elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarından temin edilir.
(6) e-Yazışma Teknik Rehberi’nde tanımlanan şifreleme
mekanizmasına uygun şekilde kendilerine şifreli belge iletilebilmesini talep
eden idareler, kendileri için elektronik şifreleme sertifikası temin eder.
İdareler için oluşturulan elektronik şifreleme sertifikaları DETSİS üzerinden paylaşılır.
İdareler, elektronik şifreleme sertifikasına sahip olması şartıyla diğer
idarelerden resmi yazışma kapsamında kendilerine gönderilen ve e-Yazışma Teknik
Rehberi’ne uygun şekilde şifrelenmiş belgeleri kabul etmekle yükümlüdür.
İdareler, karşılıklı olarak üzerinde anlaşmak koşuluyla, e-Yazışma Teknik
Rehberi’nde tanımlanan şifreleme mekanizmasından farklı şifreleme mekanizmaları
kullanabilir.
(7) İdare, e-Yazışma Teknik Rehberi’nde tanımlandığı
şekilde şifrelenerek kendisine gönderilen resmi yazışma kapsamındaki bir
belgenin şifresini açamazsa veya belgenin şifresini açmakla birlikte belge
içeriğinin e-Yazışma Teknik Rehberi’nde belirtilen şifreleme mekanizması için
tanımlanan özellikleri taşımadığını belirlerse bu belgeyi reddeder ve durumu
şifreli belgenin kendisine ulaştığı günü takip eden ikinci iş gününün sonuna
kadar kendisine iletilen şifreli belgeyi tanımlayan bilgilerle birlikte,
belgeyi gönderen idareye bildirir ve hem bu bildirimi hem de kendisine iletilen
şifreli belgeyi kayıt altına alır. İdarenin bildirimde bulunmaması halinde,
gönderilen şifreli belge açılmış, içeriğine erişilmiş ve bu belgenin e-Yazışma
Teknik Rehberi’ne uygun şekilde hazırlandığı kabul edilmiş sayılır.
Belgenin
fiziksel ortamda gönderilmesi ve alınması
MADDE 31- (1) Muhatabına elektronik olarak iletiminin mümkün
olmadığı durumlarda, yetkilendirilmiş görevliler tarafından çıktısı alınan
güvenli elektronik imzalı belge, elektronik ortamdaki aslına erişim amacı ile
fiziksel ortamda gönderilir. Fiziksel ortamda alınan belgenin doğrulama işlemi,
23 üncü maddenin ikinci fıkrasında belirtildiği şekilde gerçekleştirilir.
Doğrulaması yapılan belge, muhatap idare tarafından işleme alınır.
(2) Belge zarflanarak muhatabına iletildiğinde başlık
bilgisi, ihtiyaç duyulması halinde gönderen idarenin adres bilgisi, belgenin
tarihi ve sayısı zarfın sol üst köşesine; muhatabın adı ve adres bilgisi zarfın
ortasına kısaltma kullanılmadan yazılır. Varsa süre ve kişiye özel bilgisi
(ACELE, GÜNLÜDÜR, KİŞİYE ÖZEL), üstte olmak üzere, zarfın sağ üst köşesinde
kırmızı renkli büyük harflerle belirtilir (Örnek 22).
(3) “Hizmete Özel” haricindeki gizlilik dereceli
belgelerin gerekli güvenlik tedbirleri alınarak fiziksel ortamda gönderilmesi
esastır. Ancak 23/10/2010 tarihli ve 27738 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan
“Kamu Kurum ve Kuruluşları ile Gerçek ve Tüzel Kişilerin Elektronik Haberleşme
Hizmeti İçinde Kodlu veya Kriptolu Haberleşme Yapma Usul ve Esasları Hakkında
Yönetmelik”in 2 nci maddesinde yetkili kılınan idareler, gizlilik dereceli
belgeleri gerekli güvenlik tedbirlerini almak şartıyla güvenli elektronik imza
ile imzalayarak elektronik ortamda da gönderebilir.
(4) İdareye fiziksel ortamda gelen belgenin alındığı
tarih ile belgeye ait üstveriler EBYS’ye veya kurumsal belge kayıt sistemine
kaydedilir.
(5) İdareler, fiziksel ortamda alınan belgeler için
gelen belge kaydında kullanacakları etikette/kaşede en az Örnek 23’te
belirtilen unsurlara yer verir. Etiket/kaşe, üst yazının ilk sayfasının ön veya
arka yüzüne basılır.
(6) Birime fiziksel ortamda gelen belgelerle ilgili
havale, talimat ve benzeri işlemler, üst yazının ilk sayfasının ön veya arka
yüzüne kaşe basılarak belge üzerinde gösterilebilir. Bu kaşenin şekli ilgili
birimler tarafından belirlenir.
(7) Kişiler tarafından idareye yazılan dilekçelerin;
“… arz ederim.” şeklinde bitirilmemesi veya “… rica ederim.” ibaresiyle ya da
başka ibarelerle bitirilmesi dilekçenin işleme alınmasına engel değildir.
Belgenin
iade edilmesi
MADDE 32- (1) İdareye muhatabı olmadığı halde elektronik ortamda
güvenli elektronik imzalı bir belge gelmesi durumunda, belgenin muhatabı
olunmadığı bilgisi ve söz konusu belgeye ilişkin tanımlayıcı bilgiler,
gönderene elektronik ortamda iletilir. Ancak asıl muhatabın açıkça belli olması
durumunda, belge muhataba iletilebilir ve gönderen idareye bilgi verilebilir.
Bu durumda belgenin bir kopyası elektronik ortamda muhafaza edilir.
(2) İdareye muhatabı olmadığı halde fiziksel ortamda
gelen bir belgenin asıl muhatabı anlaşılamıyorsa gönderene iade edilir. Ancak
asıl muhatabın açıkça belli olması durumunda, gerektiğinde belgenin bir sureti
alınarak aslı muhatabına gönderilir ve belgeyi gönderene de bilgi verilir.
BEŞİNCİ
BÖLÜM
Çeşitli ve
Son Hükümler
Görüş, bilgi
ve belge taleplerinde süre
MADDE 33- (1) İdare içi ve idare dışı görüş, bilgi ve belge
talep yazılan günlü yazılır, İdareler, ilgili mevzuattaki özel hükümler saklı
kalmak kaydıyla süre belirtilmeyen belge taleplerini, talebin kendilerine
ulaşmasından itibaren en geç beş iş günü; süre belirtilmeyen bilgi ve görüş
taleplerini ise talebin kendilerine ulaşmasından itibaren en geç on beş iş günü
içinde yerine getirir. Talebin ulaştığı tarih, elektronik ortamda gelen
talepler için ilgili yazının EBYS’ye giriş kaydının yapıldığı zamanı; fiziksel
ortamda gelen talepler için ise ilgili yazının EBYS’ye veya kurumsal belge
kayıt sistemine girdiği zamanı ifade eder.
Tekit yazısı
MADDE 34- (1) Belgeye süresi içinde cevap verilmemesi durumunda
muhataba tekit yazısı yazılabilir (Örnek 24).
Uygun
yazılmayan belgeler
MADDE 35- (1) Bu Yönetmeliğe uygun olarak yazılmayan belgelere
verilecek cevabi yazılarda, bu Yönetmeliğin ilgili maddeleri belirtilmek
suretiyle muhatap uyarılabilir. Söz konusu durumun devam etmesi halinde, süreli
belgeler hariç müteakip belgeler gerekçesi belirtilerek iade edilebilir.
Düzenleme
yetkisi ve kılavuz hazırlanması
MADDE 36- (1) Cumhurbaşkanlığı idari İşler Başkanlığınca, bu
Yönetmeliğin uygulama birliğinin sağlanması ve idari işleyişin verimli
yürütülebilmesi amacıyla “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar
Hakkında Yönetmelik Kılavuzu” hazırlanır ve duyurulur.
(2) İdareler, resmi yazışmalarla ilgili olarak bu
Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla ek düzenleme yapabilir.
(3) Bu Yönetmelik ile ilgili eğitim stratejilerini
belirlemeye ve koordinasyonu sağlamaya, ortaya çıkabilecek tereddütleri
gidermeye ve gerektiğinde uygulamaya yönelik esasları düzenlemeye
Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanlığı yetkilidir.
Yürürlükten
kaldırılan mevzuat ve atıflar
MADDE 37- (1) 15/12/2014 tarihli ve 2014/7074 sayılı Bakanlar Kurulu
Kararı ile yürürlüğe konulan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar
Hakkında Yönetmelik yürürlükten kaldırılmıştır.
(2) Diğer mevzuatta, birinci fıkrada belirtilen mülga
yönetmeliğe yapılan atıflar bu Yönetmeliğe yapılmış sayılır.
EBYS’lerin
uyumlu hale getirilmesi
GEÇİCİ MADDE
1- (1) Bu Yönetmeliğin yürürlüğe
girdiği tarihten önce kurulan EBYS’ler, idarelerce altı ay içinde bu Yönetmelik
hükümlerine uyumlu hale getirilir. Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten
sonra kurulacak olan EBYS’ler, bu Yönetmelik hükümlerine uyumlu şekilde
kurulur.
(2) 30 uncu maddenin birinci fıkrasında belirtilen
güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerin, elektronik ortamda
gönderilmesi ve alınması işlemlerini sağlamak amacıyla yetki verilmiş üçüncü
taraf aracılığıyla oluşturulacak kullanıcı hesaplarını temin etmeyen idareler,
bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten itibaren üç ay içinde kullanıcı
hesaplarını temin ederek DETSİS’e kaydeder ve faal olarak kullanımını sağlar.
Yürürlük
MADDE 38- (1) Bu Yönetmelik yayımını takip eden ayın birinci
günü yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 39- (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Cumhurbaşkanı yürütür.
Örnekler için;
https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2020/06/20200610-8.pdf
